En estos tiempos disponemos de un exceso de información y tendemos a ir a demasiada velocidad. Para compensar, tenemos muchos motivos para tratar de enfocarnos en lo relevante. Aquello que realmente nos va a aportar, filtrando y descartando cualquier actividad que nos haga malgastar nuestro tiempo. Un claro ejemplo nos lo ofrecen las reuniones improductivas y prescindibles. Por lo tanto, tenemos que centrarnos en cómo celebrar reuniones efectivas.
Si nos gusta estar informados, resulta muy sencillo de comprobar la proliferación de reuniones innecesarias. Y también la baja efectividad de algunas reuniones de alto nivel. En las que siempre existe la opción de convocar un nuevo encuentro. Probablemente, para seguir en el mismo punto.
Aquellas en las que no se alcanza ningún acuerdo, sin que ello implique una responsabilidad por no tomar decisiones. Tampoco cometer errores tiene mayores consecuencias. Aparte, el coste de poner en marcha programas o acciones equivocados es prácticamente inexistente. Incluso, en el mejor de los casos se suele retrasar en el tiempo, al menos hasta la siguiente cita electoral.
A estas alturas, está claro que me refiero a un excesivo número de las reuniones entre políticos y gobernantes. De cualquier nivel de la Administración del Estado. Desde un pequeño Ayuntamiento hasta la Unión Europea, la ONU o cualquier otro organismo internacional.
Pero, descendamos a nivel de suelo. Dirigiendo nuestra atención a un campo que normalmente es mucho más productivo. El entorno formado por trabajadores, empleados, ejecutivos y directivos. Tanto del ámbito público como del privado. Los que mantienen las estructuras y financian su funcionamiento. Pertenecientes a cualquier industria o sector. Quienes sufren directamente las consecuencias de la inadecuada gestión de políticos y gobernantes. En principio, no disponen de tantas oportunidades antes de hacer las cosas correctamente. Por lo general, no se lo pueden permitir.
Evidentemente, hay una enorme multiplicidad y muy diferentes tipos de reuniones. También, se pueden clasificar u ordenar desde diversas perspectivas. Por ejemplo, no parece que tenga mucho que ver una dedicada a la gestión de proyectos de consultoría con otra celebrada para mejorar la estructura societaria de un grupo de empresas. Por ello, intentaremos buscar algunos puntos en común a todas ellas.
Como paso previo, hay que dedicar algún tiempo antes de concertar una reunión. La persona que tiene la idea de celebrarla y la convoca directa o indirectamente. Con idea de buscar y lograr el mayor grado de efectividad posible. Debe tener en cuenta, al menos, los aspectos siguientes:
– quién se va a reunir,
– dónde lo va a hacer,
– cuándo va a comenzar,
– cuánto tiempo le va a dedicar,
– qué asuntos se van a tratar,
– porqué se convoca y,
– para qué se celebra.
Durante la reunión, deberemos obtener una conclusión para cada uno de los asuntos tratados. Tendremos que adoptar acuerdos específicos. Lo ideal es que se puedan traducir en acciones concretas a realizar, con persona responsable y plazo de ejecución.
Posteriormente, se debería establecer un mecanismo de seguimiento del estado de los acuerdos adoptados. Para garantizar su puesta en marcha y la obtención de resultados.
Resulta muy recomendable planificar cuidadosamente cada una de las reuniones a celebrar. Determinar la utilidad y necesidad de dedicar un valioso tiempo a uno o varios asuntos. La oportunidad de fijar la fecha en el momento que menos afecte a los trabajos o procesos en marcha. Seleccionar a los asistentes más idóneos, que hayan preparado los asuntos a debatir. Que estén al tanto y tengan el conocimiento suficiente de los detalles relevantes. Creo es un error saltarnos una meticulosa planificación de cualquier reunión. Al igual que usamos la planificación para optimizar el rendimiento empresarial.
De otra forma, corremos el riesgo de que cada reunión se convierta en una versión actualizada de la anterior. Igual que viene ocurriendo con algunas películas clásicas. Se están volviendo a rodar, con adaptaciones o actualizaciones. Pero, ninguna consigue mejorar la versión original. Y, además, siempre debemos tener en cuenta que el trabajo no basta con decirlo, también hay que hacerlo.
Nuestro objetivo debe ser buscar cómo celebrar reuniones efectivas. Ser pragmáticos y dedicar el mínimo tiempo que resulte imprescindible. Si queremos sacar adelante el negocio, cuanto antes nos pongamos de nuevo a trabajar, mucho mejor para todas las partes implicadas.
