Información periódica global relevante en tu empresa. Un caso de éxito
Contexto: Necesidad de una información financiera clara y uniforme
No solamente cuando la empresa está en fase de crecimiento sino también en momentos de cambio, adaptación o transición. La organización y presentación de la información financiera y de gestión pueden desarrollarse de manera espontánea y sin criterios definidos.
Esto fue lo que le sucedió a la compañía que nos ocupa. En pocos meses pasó de operar con un único cliente (su propia matriz) a buscar posicionamiento en el mercado de manera independiente. Sin embargo, al iniciar este proceso de expansión, tras un primer contacto, nos encontramos con varios problemas estructurales en la gestión de la información financiera y contable.
Por un lado, un plan de cuentas desestructurado no permitía disponer de una visión clara y detallada de la marcha del negocio. Además, no existían criterios contables uniformes, de hecho, el registro de las operaciones dependía de cada usuario. También había un excesivo uso de cuentas puente, lo que dificultaba conocer los saldos reales de las cuentas finales de cada movimiento. Las herramientas informáticas de gestión y contabilidad estaban poco desarrolladas, en consecuencia, la mayor parte de los informes se obtenían a demanda y de forma manual. Incluso nos encontramos con una ausencia de información histórica, que impedía realizar comparaciones o identificar tendencias.
Ante esta situación, se hizo evidente la necesidad de establecer como paso inicial un criterio uniforme para el registro contable. Con posterioridad, ya estaríamos en situación de generar información mensual desde una perspectiva contable, financiera, estadística, presupuestaria y de control de gestión.
Objetivo: Unificar criterios y crear reportes fiables
Nuestro objetivo principal era doble:
- Definir criterios contables uniformes para registrar correctamente todas las operaciones y permitir un análisis financiero fiable.
- Dotar a la compañía de informes periódicos que ayudaran a una toma de decisiones basada en datos claros y actualizados.
Esto suponía una transformación radical en la forma en que la compañía manejaba su información financiera, pasando de un entorno caótico y manual a un sistema organizado y metódico.
Acciones implementadas
Para alcanzar estos objetivos, se llevaron a cabo una serie de acciones clave:
Elaboración de políticas y procedimientos contables. Definimos normas claras para el registro contable de cada tipo de operación. Establecimos procesos de validación para garantizar la coherencia de contabilización de movimientos.
Revisión y adaptación del plan de cuentas. Reorganizamos el plan contable para que reflejara con mayor precisión las necesidades específicas requeridas para la gestión de la compañía. Racionalizamos y fusionamos cuentas redundantes.
Eliminación de cuentas puente. Integramos y depuramos los saldos existentes para reducir primero y eliminar después la dependencia de cuentas puente. Establecimos un sistema de revisiones de seguimiento, evitando su reaparición.
Definición y creación de modelos de reportes. Diseñamos formatos estandarizados de información periódica de carácter contable, financiero y de gestión. Elaboramos informes mensuales con indicadores clave y comentarios de análisis.
Automatización y optimización de la obtención de información. Establecimos procesos más eficientes de recopilación de datos. Incorporamos progresivamente nuevos documentos relevantes en los informes mensuales.
Desafíos superados
El cambio no fue fácil ni sencillo, ya que nos enfrentamos a diversos obstáculos.
- Falta de formación contable en el equipo. Desarrollamos un trabajo de formación para garantizar que los colaboradores comprendieran los nuevos procedimientos.
- Ausencia de una cultura de procedimientos escritos. Implementamos manuales de políticas contables y aseguramos su correcta aplicación.
- Saldos acumulados sin justificación. Llevamos a cabo una depuración meticulosa y se implementaron controles rigurosos para documentar cada movimiento.
- Obtención manual de informes. Optimizamos los procesos para reducir el tiempo necesario en la generación de reportes.
- Falta de criterio uniforme en los registros. Definimos reglas estrictas para garantizar su consistencia.
Limitaciones consideradas
Durante el proceso, debimos trabajar teniendo en cuenta ciertas restricciones.
- Rigidez del software contable, lo que limitó algunas automatizaciones.
- Plazos ajustados para la implementación de todos los cambios.
- Cumplimiento de normativas contables nacionales e internacionales.
- Falta de integración entre las herramientas tecnológicas utilizadas.
- Escasa experiencia previa en reportes periódicos, lo que requirió una curva de aprendizaje.
- Retrasos en la implementación de la herramienta de gestión, lo que nos obligó a usar soluciones temporales.
Resultados obtenidos
Gracias a esta transformación, conseguimos resultados altamente positivos:
- Mayor claridad y uniformidad en el registro de operaciones.
- Simplificación de los procesos contables.
- Facilidad en posteriores auditorías y revisiones internas.
- Fijación de fechas límite para la presentación de informes mensuales (dentro de los primeros 7-10 días del mes siguiente).
- Incorporación de un informe con indicadores clave y análisis mensual.
- Disponibilidad de datos fiables para tomar decisiones estratégicas.
Competencias clave demostradas
A lo largo de este proceso, se pusieron en práctica habilidades fundamentales:
- Organización y estandarización de procedimientos.
- Priorización de tareas críticas.
- Enfoque práctico y útil en la contabilidad.
- Carácter metódico y capacidad de análisis.
- Adaptabilidad a las necesidades concretas del negocio en su evolución.
Conclusión: Un cambio duradero en la gestión de la información
Gracias a este esfuerzo, logramos establecer un sistema fiable y homogéneo de información financiera y contable. Este cambio no solo mejoró la toma de decisiones, sino que también sentó las bases para un crecimiento ordenado y sostenible en el futuro inmediato. La compañía pudo contar con datos precisos y relevantes para proyectar su desarrollo con seguridad y eficiencia. ¿A qué esperas para crear y actualizar información periódica global relevante en tu empresa?
