No solamente se trata de elaborar contratos de prestadores de servicios. Una adecuada revisión y adaptación de los documentos constituye un elemento clave para la correcta gestión de relaciones comerciales. A continuación, se describen la mayor parte de aspectos contractuales y prácticas recomendadas que deben considerarse:
Contratantes e Intervinientes
Debemos dejar suficientemente claro quiénes son los contratantes y asegurarnos de que los intervinientes en el contrato tienen legitimación para actuar en nombre y representación de los contratantes.
Cláusulas esenciales del contrato
Un contrato de servicios debe siempre incluir cláusulas claras y completas que definan las obligaciones, derechos y responsabilidades de las partes involucradas. Estas cláusulas suelen incluir:
- Objeto del contrato: Especificar con precisión los servicios a prestar, los trabajos a realizar, el ámbito de actuación, sus alcances concretos y los objetivos buscados.
- Duración del contrato: Determinar la vigencia y condiciones de renovación o de terminación anticipada. También las posibles causas de cancelación.
- Contraprestación: Estipular los precios, tarifas o pagos, así como el calendario de facturación. Detallar el emisor y receptor de las facturas. Delimitar los períodos o tramos incluidos en cada emisión.
- Garantías de cumplimiento: Definir mecanismos para asegurar el cumplimiento de las obligaciones, como penalizaciones o garantías financieras. Pactar intereses de demora en caso de retraso en los pagos de las facturas.
- Confidencialidad y privacidad: Incorporar cláusulas que protejan la información compartida por ambas partes durante la relación contractual. Incluso ampliar esa protección más allá de la vigencia del contrato.
- Comunicación: Indicar la forma y los medios de realizar todas las notificaciones, requerimientos o peticiones que han de efectuarse por las Partes. Identificar los interlocutores válidos para todas las comunicaciones.
- Resolución de controversias: Especificar el procedimiento para resolver disputas, incluyendo los jueces y tribunales competentes.
Marco jurídico aplicable
Cada contrato debe ajustarse al marco normativo del país o región donde tiene lugar la prestación del servicio. Algunos aspectos que considerar incluyen:
- Cumplimiento regulatorio: Verificar que los términos del contrato respeten las normas contenidas en el Código Civil y leyes aplicables en cada momento.
- Fiscalidad: Asegurar el cumplimiento de las disposiciones fiscales relacionadas con la facturación y el pago de los impuestos correspondientes.
Condiciones de la prestación de servicios
La definición clara de los servicios a prestar, el ámbito de actuación y el alcance de los trabajos a realizar, son esenciales para evitar malentendidos y asegurar una ejecución adecuada. Incluyendo los análisis a efectuar, los informes entregables, los reportes de seguimiento y todo el procedimiento a seguir en la prestación de los servicios.
Prácticas recomendadas en relación con la facturación
Para optimizar el proceso de facturación y evitar posibles conflictos, se sugiere:
- Transparencia en tarifas: Garantiza que podemos conocer desde el principio cuál va a ser el coste final del servicio pactado en el contrato.
- Plazos de pago claros: Contando con un calendario de pagos, en función de los hitos acordados, traslada seguridad a ambas partes.
- Formalización del proceso: Implementando un sistema que facilite la emisión, recepción y seguimiento de facturas, podemos ahorrar recursos en el proceso.
Adaptación y revisión del contrato
Con independencia de que tengamos todos los aspectos claramente definidos, también es recomendable un grado de flexibilidad.
- Las condiciones y circunstancias de la empresa pueden modificarse durante el desarrollo de los trabajos.
- La situación puede requerir de modificaciones para ajustarse a nuevos objetivos o ampliar la dedicación prevista inicialmente.
- El registro de cambios tiene que estar documentado adecuadamente vía anexos que incorporen las adiciones acordadas.
Conclusión
Debemos tener en cuenta múltiples factores para elaborar contratos de prestadores de servicios. Además de contener los aspectos más operativos de los proyectos, también es relevante su enfoque jurídico-formal. Las pautas y recomendaciones descritas ayudan a garantizar no solo el cumplimiento normativo, sino también que ambas partes estén protegidas y logren el cumplimiento de los objetivos previstos. Una parte prestar los servicios contratados y recibir la contraprestación pactada por ellos. La otra parte recibir los servicios prestados y abonar el precio acordado como remuneración.
