Después de más de 20 años de trayectoria profesional, hay algunas cuestiones que tenemos suficientemente claras. Una de ellas es que no podemos elaborar buenos informes empresariales sin información adecuada.
Cuando te has ido convirtiendo en especialista en apoyar y organizar empresas, alguien podría pensar que adquieres superpoderes. Que eres capaz de prepararlos casi de la nada, en cualquier situación o circunstancia. Sin embargo, la realidad es obstinada y nos enseña que esa opción no está disponible.
Disponer de información suficiente y adecuada, que sea fiable en origen, rigurosa en cálculo y oportuna en tiempo, es esencial. Pero, además, tenemos que realizar una serie de acciones previas, como procesarla, tabularla y ordenarla de una forma específica. Esta organización debe estar enfocada en que el informe a presentar sea efectivo, útil y práctico. En concreto, debe satisfacer las necesidades de su destinatario, contribuyendo a mejorar el desempeño, optimizar la gestión, reducir costes o incrementar los resultados. Pero todo lo anterior no es suficiente; siempre se requiere algo más.
La calidad de la información no solo depende de los datos que se recogen, sino de cómo se gestionan y estructuran. La gestión de la información debe incluir una revisión de los canales de comunicación entre los departamentos, asegurando que sean los más adecuados y eficientes. Esto permite una mejor colaboración y facilita la obtención de datos. Los procesos de recopilación deben ser sistematizados y estar claramente documentados para garantizar su permanencia en el tiempo. Así, se establece un procedimiento para la obtención de datos con un criterio de permanencia temporal y un flujo de información organizado, que incluya su periodicidad, distribución, revisión, comprobación y actualización.
Además, es imprescindible definir los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés), que guiarán el análisis. Estos indicadores no solo deben ser relevantes, sino que deben ser medibles y comparables con datos históricos o con otros sectores. El origen de los datos también es crucial; deben estar bien documentados, y deben establecerse procedimientos claros de corte, para asegurar que la información sea consistente y comparable.
Para informes puntuales, esporádicos o derivados de situaciones ad-hoc, aparte de lo anterior, hay otros requisitos. Los datos suministrados deben tener un grado de consistencia. No pueden transmitirse de cualquier manera; deben estar organizados y tener un nivel de detalle necesario y razonable para poder construir un informe confiable. La consistencia y claridad en la presentación de los datos son clave, ya que cualquier falta de precisión puede afectar la toma de decisiones.
Supongamos un proyecto de compraventa de empresas, en el que estamos preparando un cuaderno de venta. Nuestro cliente tiene registradas sus ventas diferenciando únicamente entre productos y servicios, y nos solicita un informe detallado por nacionalidad y sector industrial. Revisamos cada cliente y factura, las ordenamos y preparamos un informe que muestre su clasificación primariamente por nacionalidad, y después por sector industrial. Con los datos e información de que disponemos estamos en posición de presentar el informe solicitado.
Tras entregar el informe, el cliente nos pide que elaboremos uno nuevo, desglosando los ingresos por unidad de negocio, diferenciando productos y servicios, y detallando el peso de cada uno por separado y en conjunto. A pesar de la insistencia del cliente, sin disponer de los presupuestos presentados o los contratos celebrados, sería imposible elaborar el informe solicitado. El trabajo previo con las facturas no nos sirve para este nuevo encargo. No queda más remedio que empezar de nuevo desde cero, lo que refleja cómo la falta de información adecuada o de un marco de referencia previo puede complicar el proceso de elaboración de informes y retrasar los resultados.
En este contexto, podemos ver claramente que la información es el cimiento sobre el que se construye la calidad de cualquier informe. Sin una base sólida de datos bien organizados, no importa cuánto esfuerzo pongamos en el análisis; los resultados simplemente no serán los esperados. Es importante señalar que los informes no son solo herramientas de comunicación, sino instrumentos estratégicos para la toma de decisiones. Un informe mal preparado o basado en información errónea puede desviar la atención de los verdaderos problemas o, peor aún, llevar a decisiones equivocadas.
Como mencionábamos al principio, no podemos elaborar buenos informes empresariales sin información adecuada. Puro sentido común, que por desgracia suele ser el menos común de los sentidos. Las organizaciones que invierten tiempo y recursos en organizar y garantizar la calidad de la información están mejor posicionadas para lograr resultados más precisos, tomar decisiones más informadas y, en última instancia, tener un impacto positivo en su desempeño general. Al final, la calidad de la información será siempre la que marque la diferencia entre un informe exitoso y uno que simplemente se quede en el papel.
