La importancia de la descripción de puestos y la motivación de equipos: una guía práctica para mejorar el desempeño organizacional
No deja de sorprenderme el número de empresas, no solo pequeñas, sino también medianas y grandes, que aún carecen de una descripción clara y escrita de puestos y funciones. Especialmente en áreas clave como la económico-financiera, comúnmente conocida como Administración. En mi experiencia profesional, he observado que, a pesar de la diversidad de casos, existen puntos comunes en muchos de ellos que afectan el rendimiento organizacional.
El desafío inicial: la estructura del equipo y la falta de claridad en los roles
Cuando se trata de una nueva empresa o unidad de negocio, el primer paso lógico es definir y estructurar el equipo necesario para cumplir con los objetivos de la compañía o el proyecto. Para ello, es fundamental seguir criterios de razonabilidad, proporcionalidad y viabilidad. Sin caer en excesos ni deficiencias en la configuración de roles. Sin embargo, la situación más común en empresas ya establecidas es encontrar equipos donde no existe una descripción escrita de puestos y funciones. En estos casos, los responsables suelen justificar la falta de formalización con diferentes argumentos. “Cada cual sabe lo que tiene que hacer”. “Siempre hemos trabajado así y nos ha funcionado”. “Nunca hemos necesitado tanta formalidad”.
La importancia de realizar un análisis profundo de los equipos
En estos casos, es crucial llevar a cabo un análisis exhaustivo, comenzando con entrevistas individuales con cada colaborador y los responsables de cada área. El objetivo es entender no solo las tareas que realiza cada persona según su propia percepción, sino también la forma en que visualiza el trabajo de los demás. A esta información se añade un análisis del desempeño y las dinámicas observadas dentro de la organización.
A través de estas conversaciones, también se puede obtener información valiosa sobre las inquietudes, intereses y motivaciones de los colaboradores. Aspectos que, junto con sus aptitudes y actitudes, permiten determinar el mejor encaje de cada uno. En los puestos existentes o en los que pudieran crearse. Este enfoque permite identificar áreas de mejora en la estructura y en la asignación de responsabilidades.
Elaboración de descripciones de puestos claras y alineadas con el propósito organizacional
Con la información recopilada, se puede proceder a la elaboración de descripciones de puestos (y motivación de equipos). Es esencial que estas descripciones sean claras, concisas y fáciles de comprender.
Resultan claves para una posterior motivación de equipos. Un formato ideal sería el de una sola hoja que incluya:
Objetivo del puesto; Funciones y tareas específicas; Responsabilidades; Informes y entregables claves
Es importante que las descripciones no solo expliquen qué debe hacerse, sino también el porqué y el para qué. Esto no solo proporciona claridad, sino que permite que cada colaborador comprenda el impacto de su trabajo en la organización. Cómo contribuye al éxito general de la empresa. Este enfoque promueve un sentido de pertenencia y compromiso sin necesidad de compartir información confidencial o estratégica.
Fomento de la motivación y la actitud positiva: el propósito y la comunicación
Una vez que los colaboradores entienden el propósito de sus roles, su impacto en la empresa y su valor dentro del equipo es más probable que desarrollen una actitud positiva. Mayor interés y satisfacción por su trabajo. La motivación no solo proviene de un salario adecuado, sino también del sentido de propósito, la autonomía y la percepción de que sus esfuerzos son valorados.
Por ello, es fundamental que las empresas enfoquen sus esfuerzos en alinear los roles de los empleados con un propósito claro y compartido. Más allá de las tareas específicas. Cuando los colaboradores entienden cómo su trabajo contribuye al éxito general de la empresa, se genera un mayor sentido de pertenencia y aumenta su motivación intrínseca.
Además, es vital que las empresas se enfoquen en establecer canales de comunicación abiertos y transparentes. Donde los empleados puedan expresar sus preocupaciones, sugerencias y necesidades. Reuniones periódicas individuales y grupales, tanto de retroalimentación como de seguimiento. Deben ser una práctica común para mantener el vínculo y el compromiso entre la dirección y los colaboradores.
Evaluación y adaptación continua: clave para el crecimiento organizacional
Para que las descripciones de puestos y las motivaciones de equipos sigan siendo efectivas, es necesario realizar un seguimiento constante. Esto incluye una evaluación de desempeño regular, adaptada a la realidad particular de cada empresa. La actualización de los roles conforme evoluciona el negocio y el entorno. Un proceso de retroalimentación continua permitirá ajustar funciones, identificar áreas de desarrollo y fortalecer el sentido de pertenencia y desarrollo profesional.
Implementar prácticas como la rotación de puestos, permite a los colaboradores desarrollar habilidades complementarias. La creación de apoyos temporales entre áreas, para cubrir situaciones de ausencias. Fortalece la flexibilidad organizacional y favorece la motivación a largo plazo. Esta flexibilidad también contribuye a un mejor ambiente laboral, ya que permite a los empleados experimentar distintos aspectos de la organización. Desarrollar habilidades y capacidades que no solo benefician a la persona, sino también al equipo y la empresa en general.
Conclusión: crear un entorno de trabajo motivador y alineado con los objetivos
La clave para mantener una actitud positiva en los equipos de trabajo radica en una combinación de cuestiones. Claridad en los roles, una fuerte conexión con los objetivos organizacionales. Y un compromiso genuino por parte de la empresa con el bienestar laboral y el desarrollo de sus colaboradores. Cuando los empleados sienten que tienen un propósito claro, que su trabajo es importante y que sus esfuerzos son reconocidos y valorados. Los resultados tienden a ser mucho más positivos, tanto para ellos como para la empresa.
El trabajo bien hecho no solo depende de la estructura, sino de cómo esa estructura permite y fomenta la motivación, el desarrollo y el crecimiento continuo de los colaboradores dentro de un marco de comunicación constante y abierta. Como decíamos al principio, combinar descripción de puestos y motivación de equipos.