Conversión de una contabilidad fiscal en analítica: un caso de éxito
El reto consistía en internalizar la contabilidad de una compañía que, desde su fundación, había delegado la gestión contable y fiscal en un despacho de asesores externos. Durante años, el método de trabajo había sido acorde a un enfoque puramente fiscal. La contabilidad respondía principalmente a las exigencias tributarias, de modo que solo se realizaba un cierre anual. No se ejecutaban conciliaciones bancarias periódicas ni provisiones. La información se remitía en lotes semanales o quincenales para su registro externo.
Sin embargo, el crecimiento de la empresa y el aumento del volumen de operaciones llevaron al asesor fiscal a manifestar la ineficacia del sistema. El despacho aconsejó con poco éxito a la dirección asumir internamente la contabilidad. El volumen y complejidad alcanzados superaban el margen de utilidad del enfoque tradicional y ausente de visión de gestión.
Diagnóstico inicial y obstáculos que superar
Al afrontar el proyecto, nos encontramos múltiples desafíos profundamente arraigados en la cultura de la organización. La mayor dificultad fue la falta de seguimiento riguroso de los documentos contables. No existía un control sistemático de la información pendiente de recibir, los documentos recibidos o los que simplemente se remitían sin mayor verificación. A esto se sumaba la tentación –poco realista– de invertir en un sistema ERP robusto (con un coste superior a 300.000 euros) para una empresa con una facturación de unos 3,6 millones de euros al año.
Además, dentro del equipo directivo surgían constantes dudas y reticencias sobre la utilidad real del cambio. Así como un escepticismo generalizado respecto a las ventajas de llevar la contabilidad de manera interna. La costumbre llevaba a registrar únicamente los movimientos exigidos para cumplir con la presentación del Impuesto de Sociedades y el Depósito de las Cuentas Anuales. Estaban infravalorando los beneficios de disponer de estados financieros mensuales y de un control pormenorizado de los proyectos.
Acciones implementadas: de la revisión documental a la gestión avanzada
El primer paso fue sumergirse en los mayores de las cuentas y contrastarlos con toda la documentación generada, con el fin de obtener una imagen fiel de lo efectivamente registrado. Nos encontramos con una doble necesidad, Por un lado, seleccionar una plataforma contable adecuada al tamaño y necesidades reales de la empresa. Por el otro, crear un plan de cuentas analítico centrado en el control y seguimiento por proyecto.
Reclasificamos los asientos contables realizados hasta la fecha para adaptarlos a la nueva lógica interna.
Definimos, junto con el cliente, un nuevo procedimiento detallado para el registro de todas las operaciones futuras. Este trabajo incluyó la formación específica del equipo y el establecimiento de pautas claras y replicables para la gestión diaria de la información contable y financiera.
Superando limitaciones culturales y tecnológicas
Uno de los mayores logros del proceso fue cambiar la cultura interna respecto al valor de la información financiera clara y actualizada. La insistencia inicial en solo cerrar los balances anualmente y el desconocimiento de los beneficios analíticos de un seguimiento mensual fueron retos superados. A través de la pedagogía, mostrando ejemplos concretos de cómo la contabilidad analítica permite controlar la rentabilidad por cliente o proyecto. Aparte de identificar desviaciones y tomar decisiones informadas en tiempo real.
Evitar la adquisición de un ERP sobredimensionado fue también fruto de la sensatez y análisis del contexto real de la empresa. Seleccionamos una solución sencilla, escalable, de fácil integración y rápida implantación. Evitamos una inversión tanto desproporcionada como innecesaria, logrando el objetivo con eficiencia económica.
Resultados alcanzados y competencias demostradas
Como resultado de la intervención, la empresa pudo disponer en tiempo récord de estados financieros completos actualizados mensualmente. Con cuentas de pérdidas y ganancias por proyecto y con la capacidad de controlar y analizar cada operación relevante de su actividad. Mejoró sustancialmente el control de gestión, permitiendo fijar precios más ajustados, identificar procesos ineficientes y detectar oportunidades de mejora en la rentabilidad de los proyectos.
Es uno de esos proyectos que destacan por la perseverancia, sobre todo en la fase inicial de reconstrucción contable También, por la sensatez en la elección de la solución tecnológica. Aparte, hay que destacar la capacidad pedagógica para trasladar al equipo la importancia y utilidad de la contabilidad analítica como herramienta estratégica de dirección y control.
Este caso pone de manifiesto que la conversión de una contabilidad fiscal a una analítica brinda un salto cualitativo para cualquier empresa.
