Ciclos de negocio: compras, ventas y reporte
Los ciclos básicos de negocio comprenden tres etapas fundamentales que aseguran la operatividad, funcionalidad y sostenibilidad de una organización empresarial: Compras-Gastos, Ventas-Ingresos, y Cierre-Reporte. Cada una de estas fases involucra procesos de gestión y circuitos administrativos Estos pueden presentar puntos débiles en el control o claros ejes de mejora. Identificar estos aspectos y aplicar medidas correctivas es esencial para mejorar la eficiencia y garantizar el mejor desempeño empresarial.
1. Ciclo de Compras-Gastos
Este ciclo abarca la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento y la operación de la compañía. Incluye la selección de proveedores, negociación de condiciones, aprobación de compras, recepción de mercancía y pago de facturas.
Puntos Débiles en el Control:
- Falta de verificación suficiente en la búsqueda y selección de proveedores.
- Descontrol en la aprobación de pedidos, presupuestos de compra y autorizaciones de gasto.
- Gestión deficiente de las entradas y salidas de almacén. En su caso, de los proyectos en curso.
- Retrasos en los pagos que generan costes financieros adicionales.
- Poca transparencia en la gestión de inventarios.
Medidas de Solución:
- Implementación de un proceso de evaluación y homologación de proveedores.
- Uso de herramientas ERP para controlar la razonabilidad de las compras-gastos.
- Además de asignar una referencia específica a cada artículo o proyecto, detallar todas sus especificaciones.
- Establecimiento de un flujo de autorizaciones con límites definidos por cada nivel jerárquico.
- Auditorías periódicas para asegurar que los pedidos se alineen con las necesidades reales del negocio.
Objetivo:
La optimización de este ciclo permite reducir costes, evitar fraudes y mejorar las relaciones con los proveedores, asegurando una cadena de suministro eficiente.
2. Ciclo de Ventas-Ingresos
Este proceso incluye la generación de pedidos, facturación, entrega de bienes o servicios, cobro de facturas y seguimiento de clientes.
Puntos Débiles en el Control:
- Falta de control en la facturación y errores en los registros de ventas.
- Diferencias en los plazos de crédito, garantías o firma de solicitudes por clientes.
- Retrasos en la entrega de productos o servicios.
- Deficiencias en la información, la actualización y el seguimiento de las cuentas por cobrar.
- Insuficiente análisis de rentabilidad por cliente o producto.
Medidas de Solución:
- Automatización de la facturación y conciliación de pagos con ventas.
- Establecer unos criterios generales de condiciones básicas para la venta.
- Implementación de un CRM para el seguimiento de clientes y sus pedidos.
- Políticas claras de crédito y cobranza para reducir el riesgo de morosidad.
- Análisis periódicos de la rentabilidad de cada producto y cliente para optimizar la estrategia comercial y los resultados del negocio.
Objetivo:
Un ciclo de ventas bien estructurado mejora el flujo de caja, incrementa la satisfacción del cliente y optimiza la rentabilidad del negocio.
3. Ciclo de Cierre-Reporte
Este ciclo implica la recopilación y análisis de información financiera, cierre contable, generación de informes a la dirección y toma de decisiones estratégicas.
Puntos Débiles en el Control:
- Errores en el registro de movimientos en cuentas contables.
- Saldos contables arrastrados durante meses sin hacer conciliaciones.
- Falta de integración entre herramientas contables y de gestión.
- Informes financieros poco detallados o con datos inconsistentes.
- Retrasos en la elaboración de reportes clave para la toma de decisiones.
Medidas de Solución:
- Implementar criterios uniformes de registro con diferenciación y detalle suficiente.
- Capacitar al personal en buenas prácticas contables, como la corrección y depuración de saldos contables de clientes y proveedores.
- Definir un plan de desarrollo de la ERP (incluyendo su comunicación con la herramienta contable) con calendario en función de las prioridades de la compañía.
- Diseño de informes a la dirección con indicadores clave (KPIs) alineados con las necesidades de información de los gestores del negocio.
- Establecer una fecha de cierre contable mensual, en la que esté disponible y registrada contablemente toda la información relevante generada hasta ese momento.
Objetivo:
Mejorar la precisión y oportunidad de la información tanto contable como financiera permite tomar decisiones informadas, minimizar riesgos y optimizar la gestión.
Conclusión
El control adecuado de los ciclos de negocio: compras, ventas y reporte es fundamental para la eficiencia y rentabilidad de una empresa. En consecuencia, identificar puntos críticos en cada etapa o ejes claros de mejora es un primer paso. Después, aplicar medidas correctivas contribuye a mejorar la operatividad, reducir riesgos financieros y fortalecer la toma de decisiones estratégicas. La tecnología y la automatización juegan un papel clave en la optimización de estos procesos. Además, aseguran que el negocio tenga una mejor situación para adaptarse a un entorno siempre competitivo y en constante evolución.
